Registreer elke afspraak met de juiste klant, dienst, professional en daadwerkelijke uitkomst.
Voordat je begint
- Maak de dienst aan en wijs minimaal één professional toe.
- Controleer de klant op e-mailadres of telefoonnummer om dubbele records te voorkomen.
De afspraak maken
Selecteer een bestaande klant of voer een nieuwe klant in en kies daarna de dienst, professional, datum en beschikbare tijd. Voeg alleen notities toe als die helpen bij het leveren van de dienst.
Houd rekening met beschikbaarheid
Calendar combineert de duur van de dienst, buffers, gebruikelijke werktijden, uitzonderingen, tijdsblokken en bestaande afspraken. Als een tijdstip niet beschikbaar is, pas je de planning aan in plaats van een overlap te forceren.
Houd de status actueel
Gebruik bevestigd, voltooid, geannuleerd of niet verschenen volgens de werkelijke uitkomst. Door te annuleren komt de bezette tijd direct vrij; door de status te wijzigen blijft de afspraakgeschiedenis behouden.
Stap voor stap
- Open Afspraken en selecteer Nieuwe afspraak.
- Zoek naar een bestaande klant; maak alleen een nieuw record aan als er geen overeenkomstige klant bestaat.
- Kies de dienst en een geschikte professional, of laat de toewijzing automatisch uitvoeren.
- Voer datum en tijd in en voeg alleen nuttige notities over de dienst toe.
- Bevestig de afspraak en open daarna de details om deze te controleren.
- Markeer de afspraak na afloop als voltooid, geannuleerd of niet verschenen, afhankelijk van de werkelijke uitkomst.
Eindcontrole
- De contactgegevens van de klant verwijzen naar de juiste persoon.
- De duur en buffer reserveren de verwachte bezette tijd.
- De status geeft weer wat er daadwerkelijk is gebeurd.
Tip: Als een tijdstip wordt geweigerd, controleer dan de beschikbaarheid, uitzonderingen, tijdsblokken en bestaande afspraken in plaats van een overlap te forceren.