سجّل كل موعد مع العميل والخدمة والمختص والنتيجة التشغيلية الصحيحة.
قبل البدء
- أنشئ الخدمة وأسند إليها مختصًا واحدًا على الأقل.
- تحقق من العميل باستخدام البريد الإلكتروني أو الهاتف لتجنب التكرار.
إنشاء الموعد
حدد عميلًا حاليًا أو أدخل عميلًا جديدًا، ثم اختر الخدمة والمختص والتاريخ والوقت المتاح. أضف الملاحظات فقط عندما تساعد على تقديم الخدمة.
احترام التوفر
يجمع التقويم بين مدة الخدمة والفواصل الزمنية وساعات العمل المعتادة والاستثناءات والفترات المحجوزة والمواعيد الحالية. إذا كان الوقت غير متاح، فصحح الجدول بدلًا من فرض تداخل.
الحفاظ على حداثة الحالة
استخدم الحالات: مؤكد أو مكتمل أو ملغى أو لم يحضر، وفقًا للنتيجة الفعلية. يؤدي الإلغاء إلى إتاحة الوقت المشغول فورًا؛ بينما يحافظ تغيير الحالة على سجل الموعد.
خطوة بخطوة
- افتح المواعيد وحدد موعدًا جديدًا.
- ابحث عن عميل حالي، وأنشئ سجلًا جديدًا فقط عند عدم وجود تطابق.
- اختر الخدمة ومختصًا مؤهلًا، أو اسمح بالتعيين التلقائي.
- أدخل التاريخ والوقت، وأضف ملاحظات الخدمة المفيدة فقط.
- أكد الموعد، ثم افتح تفاصيله للتحقق منه.
- بعد تقديم الخدمة، حدده كمكتمل أو ملغى أو لم يحضر وفقًا للنتيجة الفعلية.
المراجعة النهائية
- تحدد بيانات اتصال العميل الشخص الصحيح.
- تترك المدة والفاصل الزمني وقت الانشغال المتوقع.
- تعكس الحالة ما حدث فعليًا.
نصيحة: إذا رُفض وقت ما، فراجع التوفر والاستثناءات والفترات المحجوزة والمواعيد الحالية بدلًا من فرض تداخل.