Die Online-Terminbuchung kann es potenziellen und bestehenden Kunden erleichtern, einen Gesprächstermin mit Ihnen zu finden. Verfügbarkeiten zu veröffentlichen ist jedoch nur ein Teil der Vorbereitung auf Buchungen. Sie müssen auch entscheiden, welche Gespräche sich für eine Terminvereinbarung eignen, welche Zeiten Sie zuverlässig anbieten können und was Kunden wissen sollten, bevor sie einen Termin auswählen.
Diese Checkliste richtet sich an unabhängige Berater, die die Online-Terminbuchung einrichten oder verbessern möchten. Gehen Sie die Punkte durch, bevor Sie Ihre Buchungsseite teilen, und prüfen Sie sie erneut, wenn sich Ihre Kundenarbeit verändert. Ziel ist nicht, jedes Gespräch buchbar zu machen. Vielmehr sollen sich die passenden Gespräche leichter vereinbaren lassen, ohne dass Ihr Zeitplan unübersichtlich wird.
1. Entscheiden Sie, welche Gespräche als Termine angeboten werden sollen
Erstellen Sie zunächst eine Liste der Arten von Gesprächen, um die man Sie bittet. Dazu können ein erstes Kennenlerngespräch, eine Projektberatung, ein regelmäßiges Kundengespräch oder ein Gespräch über eine bestimmte professionelle Dienstleistung gehören. Welche Optionen passen, hängt von Ihrer Arbeit ab; nicht jede Anfrage muss zu einem vereinbarten Termin werden.
Fragen Sie sich bei jedem Gesprächstyp:
- Hat das Gespräch einen klaren Zweck, der sich im Voraus erklären lässt?
- Ist ein direktes Gespräch der beste nächste Schritt oder wäre eine andere Kommunikationsform geeigneter?
- Kann ich diesen Termin regelmäßig anbieten, ohne unrealistische Erwartungen an meine Zeit zu wecken?
- Würde jemand, der meine Arbeit nicht kennt, verstehen, welche Option er wählen sollte?
Halten Sie die anfängliche Liste übersichtlich. Zu viele ähnliche Terminoptionen können die Auswahl erschweren, während eine Option mit unklarem Zweck zu unterschiedlichen Erwartungen führen kann. Wenn zwei Gespräche im Wesentlichen demselben Zweck dienen, überlegen Sie, ob sich eine einzige klare Option leichter erklären lässt. Unterscheiden sie sich deutlich, beschreiben Sie den Unterschied in einer verständlichen, kundenorientierten Sprache.
Überlegen Sie auch, für wen die einzelnen Termine gedacht sind. Unterscheiden Sie beispielsweise zwischen einem Gespräch für Personen, die Ihre Dienstleistungen kennenlernen möchten, und einem Gespräch für bestehende Kunden, wenn diese Gespräche unterschiedlichen Zwecken dienen. Nennen Sie die jeweilige Zielgruppe in der Beschreibung, statt vorauszusetzen, dass Besucher sie bereits kennen.
2. Wählen Sie Verfügbarkeiten, für die Sie einstehen können
Veröffentlichte Verfügbarkeiten sind ein Versprechen dazu, wann Kunden versuchen können, einen Termin zu buchen. Vergleichen Sie vor der Freigabe von Zeiten Ihre beruflichen Verpflichtungen mit der Zeit, die Sie für Termine reservieren möchten. Berücksichtigen Sie Kundenarbeit, Vorbereitung, Verwaltung, Pausen und den nötigen Spielraum für Änderungen im Wochenablauf.
Mit diesen Fragen können Sie einen realistischen Ausgangszeitplan erstellen:
- Welche Tage und Tageszeiten eignen sich im Allgemeinen für Termine?
- Gibt es regelmäßige Verpflichtungen, die nicht buchbar sein sollten?
- Wie viel Zeit kann ich für Termine anbieten, ohne die Arbeit zu verdrängen, die meine Kunden unterstützt?
- Wäre eine kleinere, verlässliche Auswahl verfügbarer Zeiten leichter zu handhaben als ein breiter Zeitplan?
Richten Sie sich nach einem Zeitplan, den Sie einhalten können, nicht nach einer idealen Woche, die selten Wirklichkeit wird. Wenn Ihre Arbeitsbelastung schwankt, beginnen Sie lieber vorsichtig und passen Sie den Zeitplan an, nachdem Sie gesehen haben, wie sich Termine mit Ihren anderen Aufgaben vereinbaren lassen. Die veröffentlichten Verfügbarkeiten sollten die Zeiten widerspiegeln, die Sie tatsächlich anbieten möchten, und nicht jeden Augenblick, der zufällig frei ist.
Für Berater, die verschiedene berufliche Verpflichtungen miteinander vereinbaren, ist es ebenso wichtig, Verfügbarkeiten übersichtlich zu organisieren wie sie festzulegen. Mit Suite.coffee Termin können Kunden verfügbare Zeiten online buchen, während Sie die Kontrolle über Ihren Zeitplan behalten. Ob Sie eine Online-Buchungs-App oder einen anderen Ansatz nutzen: Achten Sie darauf, dass die angebotenen Zeiten mit den Verpflichtungen vereinbar sind, die Sie schützen müssen.
3. Erklären Sie den Termin, bevor jemand ihn bucht
Eine hilfreiche Terminbeschreibung beantwortet die Fragen, die Kunden vor der Auswahl einer Zeit wahrscheinlich haben. Formulieren Sie konkret und knapp. Erklären Sie den Zweck des Gesprächs, für wen es gedacht ist und was die Person vom Termin erwarten kann. Vermeiden Sie allgemeine Bezeichnungen, die auf mehrere unterschiedliche Gesprächsarten zutreffen könnten.
Prüfen Sie vor der Veröffentlichung, ob die Beschreibung einem neuen Besucher Folgendes vermittelt:
- Worum es in dem Gespräch geht.
- Ob es für potenzielle Kunden, bestehende Kunden oder eine andere Zielgruppe gedacht ist.
- Was die Person gegebenenfalls vorbereiten oder mitbringen sollte.
- Welche Themen der Termin abdeckt und welche nicht, sofern diese Abgrenzung wichtig ist.
Achten Sie darauf, nicht den Eindruck zu erwecken, ein Termin garantiere ein bestimmtes Ergebnis. Beschreiben Sie den Zweck des Gesprächs, nicht das Ergebnis, das Kunden erhalten werden. Wenn jemand vor der Buchung bestimmte Informationen benötigt, sollten diese vor der Auswahl einer Zeit leicht auffindbar sein.
Lesen Sie den Text aus Sicht der Kunden. Branchenjargon oder interne Bezeichnungen für Ihre Dienstleistungen sind Ihnen vielleicht vertraut, für neue Besucher aber möglicherweise unverständlich. Bevorzugen Sie klare Sprache und sorgen Sie dafür, dass sich die verschiedenen Terminoptionen leicht unterscheiden lassen. Klare Beschreibungen helfen Kunden, einen passenden Termin auszuwählen, und schaffen eine gemeinsame Erwartungsgrundlage für das Gespräch.
4. Gehen Sie den Buchungsablauf aus Kundensicht durch
Öffnen Sie Ihre Buchungsseite vor dem Teilen so, als wären Sie ein Kunde, der Ihre Abläufe noch nicht kennt. Prüfen Sie, ob die angebotenen Terminoptionen verständlich sind, ob die Beschreibungen grundlegende Fragen beantworten und ob die angezeigten Zeiten Ihren geplanten Verfügbarkeiten entsprechen.
Gehen Sie den Ablauf Schritt für Schritt durch:
- Rufen Sie die Buchungsseite von dem Ort aus auf, an dem Sie sie teilen möchten.
- Lesen Sie die Terminoptionen, ohne sich auf Wissen zu stützen, das nur Sie haben.
- Prüfen Sie, ob Zweck und Zielgruppe jeder Option klar sind.
- Sehen Sie sich die veröffentlichten Zeiten an und überlegen Sie, ob Sie sie guten Gewissens anbieten würden.
- Gehen Sie den Buchungsablauf so weit wie möglich durch und notieren Sie alles, was unklar oder unvollständig ist.
Betrachten Sie dies nicht als technische Prüfung. Entscheidend ist, ob potenzielle Kunden verstehen, was sie auswählen, und einen passenden Termin finden können, ohne dass Sie ihnen zuerst die Grundlagen erklären müssen. Wenn Ihnen etwas unklar erscheint, überarbeiten Sie die Terminbeschreibung oder Verfügbarkeiten, bevor Sie Kunden zur Nutzung der Seite einladen.
Es kann hilfreich sein, jemanden, der Ihre Buchungseinrichtung nicht kennt, die Optionen lesen zu lassen. Fragen Sie, wofür die Person die einzelnen Termine hält und was sie erwarten würde. Die Rückfragen können Lücken aufdecken, die Ihnen selbst schwer auffallen, weil Sie den Kontext bereits kennen.
5. Machen Sie die Prüfung Ihrer Verfügbarkeiten zur Routine
Die Beratungsarbeit verändert sich. Ein neues Projekt, veränderte Verpflichtungen gegenüber Kunden oder eine Änderung Ihres Arbeitsrhythmus können dazu führen, dass zuvor passende Terminzeiten nicht mehr gelegen kommen. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, Ihre veröffentlichten Verfügbarkeiten zu prüfen, und kontrollieren Sie sie immer dann, wenn sich Ihr Zeitplan so ändert, dass dies die angebotenen Zeiten betrifft.
Eine einfache Überprüfung kann drei Punkte umfassen: Passen die verfügbaren Zeiten noch für Sie? Entsprechen die Terminoptionen weiterhin den Gesprächen, die Sie anbieten möchten? Sind die Beschreibungen noch korrekt? Wenn eine Zeit nicht mehr passt, aktualisieren Sie die Angaben, die Kunden sehen, statt darauf zu vertrauen, dass sie Ihre aktuelle Situation kennen.
Wählen Sie einen Prüfungsrhythmus, der dazu passt, wie häufig sich Ihre Arbeit verändert. Eine regelmäßige Kontrolle kann helfen, Unstimmigkeiten zu erkennen, bevor sie unnötige Rückfragen und Abstimmungen verursachen. Sie können Ihre Verfügbarkeiten auch nach einer besonders arbeitsreichen Phase prüfen und überlegen, ob die aktuelle Auswahl an Terminzeiten Ihre gewünschte Arbeitsweise unterstützt.
Fazit: Bereiten Sie alles vor, bevor Sie die Seite veröffentlichen
Eine gut vorbereitete Buchungseinrichtung beginnt mit durchdachten Entscheidungen: Bieten Sie Termine mit klarem Zweck an, veröffentlichen Sie Zeiten, die Sie zuverlässig einhalten können, erläutern Sie die Erwartungen und testen Sie den Ablauf aus Kundensicht. Machen Sie anschließend die Überprüfung Ihrer Verfügbarkeiten zu einem kleinen, aber regelmäßigen Bestandteil Ihrer Beratungsarbeit.
Wenn Kunden künftig verfügbare Zeiten online auswählen sollen, erfahren Sie, wie Suite.coffee Termin Ihnen helfen kann, die Kontrolle über Ihren Zeitplan zu behalten, während Kunden buchen.