Çevrimiçi randevu alma olanağı, mevcut ve potansiyel müşterilerinizin sizinle görüşmek için uygun bir zaman bulmasını kolaylaştırabilir. Ancak randevu almaya hazırlanmanın tek adımı uygun zamanları yayımlamak değildir. Hangi görüşmelerin randevuya uygun olduğuna, güvenilir biçimde hangi saatleri sunabileceğinize ve müşterilerin randevu seçmeden önce neleri anlaması gerektiğine de karar vermelisiniz.
Bu kontrol listesi, çevrimiçi randevu alma olanağını kuran veya iyileştiren bağımsız danışmanlar içindir. Randevu sayfanızı paylaşmadan önce maddeleri gözden geçirin; ardından müşteri işleriniz değiştikçe listeye yeniden dönün. Amaç her görüşmeyi randevuya açmak değil. Amaç, programınızı yönetilebilir tutarken doğru görüşmelerin ayarlanmasını kolaylaştırmaktır.
1. Hangi görüşmelerin randevu olması gerektiğine karar verin
İnsanların sizden yapmanızı istediği görüşme türlerini listeleyerek başlayın. Bunlar tanışma görüşmesi, proje danışmanlığı, düzenli müşteri toplantısı veya belirli bir profesyonel hizmet hakkında görüşme olabilir. Uygun seçenekler yaptığınız işe bağlıdır; her talebin planlanmış bir randevuya dönüşmesi gerekmez.
Her görüşme için şu soruları sorun:
- Bu görüşmenin önceden açıklanabilecek net bir amacı var mı?
- Bir sonraki adım için canlı bir görüşme en iyi seçenek mi, yoksa başka bir iletişim yöntemi daha mı uygun?
- Zamanım konusunda gerçekçi olmayan beklentiler yaratmadan bu görüşmeyi düzenli olarak sunabilir miyim?
- İşimi daha önce bilmeyen biri hangi seçeneği tercih edeceğini anlayabilir mi?
İlk listenizi odaklı tutun. Birbirine çok benzeyen fazla sayıda randevu seçeneği tercih yapmayı zorlaştırabilir; amacı belirsiz bir seçenekse beklentilerin uyuşmamasına yol açabilir. İki görüşme temelde aynı amaca hizmet ediyorsa, tek ve açık bir seçeneğin anlatılmasının daha kolay olup olmayacağını düşünün. Aralarında anlamlı farklar varsa bu farkı müşterilerin anlayacağı sade bir dille açıklayın.
Her randevunun kimlere yönelik olduğunu da düşünün. Örneğin, hizmetlerinizi değerlendiren kişilere yönelik görüşmelerle mevcut müşterilere yönelik görüşmelerin amaçları farklıysa bunları birbirinden ayırın. Ziyaretçilerin bunu zaten bileceğini varsaymak yerine, ilgili hedef kitleyi açıklamada belirtin.
2. Güvenle sunabileceğiniz uygun saatleri seçin
Yayımladığınız uygun saatler, müşterilerin hangi zamanlarda randevu almaya çalışabileceğine dair bir taahhüttür. Saatleri çevrimiçi olarak sunmadan önce iş yükümlülüklerinizi randevulara ayırmak istediğiniz zamanla karşılaştırın. Müşteri işlerini, hazırlığı, idari işleri, molaları ve haftanızdaki değişikliklere uyum sağlamak için gereken esnekliği hesaba katın.
Gerçekçi bir başlangıç programı oluşturmak için şu sorulardan yararlanın:
- Haftanın hangi günleri ve günün hangi saatleri genellikle randevular için uygundur?
- Uygun olmayan zamanlarda kalması gereken düzenli yükümlülükler var mı?
- Müşterilerimi destekleyen işleri aksatmadan ne kadar randevu zamanı sunabilirim?
- Geniş bir program yerine daha az sayıda, güvenilir biçimde sunabileceğim saatler yönetmeyi kolaylaştırır mı?
Nadiren gerçekleşen ideal bir haftayı değil, sürdürebileceğiniz bir programı temel alın. İş yükünüz değişkense ihtiyatlı başlayın ve randevuların diğer sorumluluklarınızla nasıl bir arada yürüdüğünü gördükten sonra programınızı ayarlayın. Yayımladığınız uygun saatler, tesadüfen boş olan her anı değil, gerçekten sunmaya hazır olduğunuz zamanları yansıtmalıdır.
Farklı mesleki yükümlülükleri olan bir danışman için uygun saatleri düzenli tutmak, bu saatleri seçmek kadar önemlidir. Suite.coffee Randevu, programınızın kontrolünü sizde tutarken müşterilerin çevrimiçi olarak uygun saatleri rezerve etmesini sağlar. İster çevrimiçi bir randevu uygulaması ister başka bir yöntem kullanın, sunduğunuz saatlerin korumanız gereken yükümlülüklerle uyumlu olduğundan emin olun.
3. Müşteriler randevu almadan önce randevuyu açıklayın
İyi bir randevu açıklaması, müşterinin bir saat seçmeden önce aklına gelebilecek soruları yanıtlar. Açıklamayı belirgin ve kısa tutun. Görüşmenin amacını, kimlere yönelik olduğunu ve kişinin randevuda neler bekleyebileceğini anlatın. Birkaç farklı görüşme türünü tanımlayabilecek genel ifadelerden kaçının.
Bir açıklamayı yayımlamadan önce, ilk kez gelen bir ziyaretçiye şunları anlatıp anlatmadığını kontrol edin:
- Görüşmenin konusu nedir?
- Görüşme potansiyel bir müşteriye, mevcut bir müşteriye veya başka bir gruba mı yöneliktir?
- Varsa, kişinin önceden hazırlaması veya yanında getirmesi gerekenler nelerdir?
- Aradaki ayrım önemliyse, randevu neleri kapsar ve neleri kapsamaz?
Bir randevunun belirli bir sonucu garanti ettiği izlenimini vermemeye dikkat edin. Müşterinin ne elde edeceğini değil, görüşmenin amacını açıklayın. Randevu almadan önce bilinmesi gereken bilgiler varsa, müşterilerin saat seçmeden önce bunları kolayca bulabilmesini sağlayın.
Metni müşterinin bakış açısından gözden geçirin. Sektör içi kısaltmalar veya hizmetleriniz için kullandığınız kurum içi adlar size tanıdık gelebilir, ancak yeni bir ziyaretçi için anlaşılır olmayabilir. Sade bir dil kullanın ve farklı randevu seçeneklerini birbirinden kolayca ayırt edilebilir hâle getirin. Açık açıklamalar, müşterilerin kendilerine uygun bir saat seçmesine ve görüşmeye ortak beklentilerle başlamanıza yardımcı olabilir.
4. Randevu alma sürecini müşteri gibi deneyimleyin
Randevu sayfanızı paylaşmadan önce, sürecinizi önceden bilmeyen bir müşteriymişsiniz gibi açıp inceleyin. Sunulan randevu seçeneklerinin anlaşılır olup olmadığını, açıklamaların temel soruları yanıtlayıp yanıtlamadığını ve gösterilen saatlerin planladığınız uygunluk durumuyla tutarlı görünüp görünmediğini kontrol edin.
Süreci adım adım izleyin:
- Randevu sayfasını paylaşmayı planladığınız yerden başlayın.
- Yalnızca sizin sahip olduğunuz bilgilere güvenmeden randevu seçeneklerini okuyun.
- Her seçeneğin amacının ve kimlere yönelik olduğunun açık olup olmadığını kontrol edin.
- Yayımlanan saatleri gözden geçirin ve bunları güvenle sunup sunamayacağınızı değerlendirin.
- Randevu alma sürecinde ilerleyebildiğiniz yere kadar devam edin; kafanızı karıştıran veya eksik bulduğunuz noktaları not edin.
Bunu teknik bir denetim olarak görmeyin. Önemli olan, potansiyel bir müşterinin ne seçtiğini anlayıp temel bilgileri önce sizin açıklamanıza ihtiyaç duymadan uygun bir saat bulabilmesidir. Belirsiz bir nokta fark ederseniz, müşterileri sayfayı kullanmaya davet etmeden önce randevu açıklamasını veya uygun saatleri düzenleyin.
Randevu düzeninizi bilmeyen birinden seçenekleri okumasını istemek faydalı olabilir. Her randevunun hangi amaçla sunulduğunu ve kendisinin ne bekleyeceğini düşündüğünü sorun. Soruları, bağlamı zaten bildiğiniz için fark etmenizin zor olduğu eksikleri ortaya çıkarabilir.
5. Uygun saatleri düzenli olarak gözden geçirin
Danışmanlık işleri zamanla değişir. Yeni bir proje, müşteri yükümlülüklerindeki değişiklik veya çalışma düzeninizdeki farklılaşma, daha önce uygun olan randevu saatlerini elverişsiz hâle getirebilir. Yayımladığınız uygun saatleri düzenli olarak gözden geçirmeyi planlayın ve programınız sunabileceğiniz saatleri etkileyen biçimde değiştiğinde bunları kontrol edin.
Basit bir gözden geçirme üç konuyu kapsayabilir: uygun saatlerin hâlâ sizin için elverişli olup olmadığı, randevu seçeneklerinin ayarlamak istediğiniz görüşmeleri hâlâ yansıtıp yansıtmadığı ve açıklamaların güncelliğini koruyup korumadığı. Bir saat artık uygun değilse, müşterilerin mevcut koşullarınızı bilmelerine güvenmek yerine görebildikleri saatleri güncelleyin.
İşinizin ne sıklıkta değiştiğine uygun bir gözden geçirme düzeni belirleyin. Düzenli bir kontrol, uyumsuzlukların önlenebilir yazışmalara yol açmadan önce fark edilmesine yardımcı olabilir. Yoğun bir dönemin ardından da mevcut randevu saati seçeneklerinizin çalışma biçiminizi destekleyip desteklemediğini gözden geçirebilirsiniz.
Sonuç: yayımlamadan önce hazırlanın
Randevuya hazır bir düzen, üzerinde düşünülmüş seçimlerle başlar: amacı açık randevular sunun, güvenilir biçimde sağlayabileceğiniz saatleri yayımlayın, beklentileri açıklayın ve süreci müşterinin bakış açısından deneyin. Ardından, uygun saatleri gözden geçirmeyi danışmanlık işinizi yönetmenin küçük ama düzenli bir parçası hâline getirin.
Müşterilerin çevrimiçi olarak uygun saatleri seçmesine izin vermeye hazırsanız, müşteriler randevu alırken programınızın kontrolünü nasıl elinizde tutabileceğinizi öğrenmek için Suite.coffee Randevu'ya göz atın.