Online rezervace schůzek mohou potenciálním i stávajícím klientům usnadnit hledání termínu, kdy si s vámi mohou promluvit. Zveřejnění dostupných termínů je však jen jednou částí přípravy na přijímání rezervací. Také se musíte rozhodnout, které rozhovory je vhodné plánovat, jaké termíny můžete spolehlivě nabízet a co by měl zákazník vědět, než si schůzku vybere.
Tento kontrolní seznam je určen nezávislým konzultantům, kteří zavádějí nebo vylepšují online rezervace schůzek. Projděte si jej před sdílením rezervační stránky a vraťte se k němu, když se změní vaše práce s klienty. Cílem není umožnit rezervaci každého rozhovoru. Jde o to usnadnit domluvu těch správných a zároveň udržet svůj rozvrh zvládnutelný.
1. Rozhodněte, které rozhovory mají být schůzkami
Nejprve si sepište, o jaké rozhovory s vámi lidé žádají. Může jít o úvodní rozhovor, konzultaci k projektu, pravidelnou schůzku se stávajícím klientem nebo rozhovor o konkrétní odborné službě. Vhodné možnosti závisí na vaší práci; ne každá poptávka se musí proměnit v naplánovanou schůzku.
U každého rozhovoru si položte tyto otázky:
- Má tato diskuse jasný účel, který lze vysvětlit předem?
- Je živý rozhovor nejvhodnějším dalším krokem, nebo by se lépe hodil jiný způsob komunikace?
- Mohu tuto možnost nabízet pravidelně, aniž bych vytvářel nereálná očekávání ohledně svého času?
- Pochopí někdo, kdo mou práci nezná, kterou možnost si má vybrat?
Začněte s přehledným seznamem. Příliš mnoho podobných možností schůzek může výběr ztížit, zatímco možnost s nejasným účelem může vést k nesouladu očekávání. Pokud dva rozhovory slouží v podstatě stejnému účelu, zvažte, zda by se jedna jasně popsaná možnost nevysvětlovala snadněji. Pokud se podstatně liší, popište tento rozdíl běžným jazykem srozumitelným zákazníkům.
Zamyslete se také nad tím, pro koho je která schůzka určena. Rozlišujte například mezi rozhovorem pro člověka, který zvažuje využití vašich služeb, a schůzkou pro stávajícího klienta, pokud mají tyto rozhovory odlišný účel. Příslušné informace o cílové skupině uveďte v popisu a nepředpokládejte, že návštěvníci už budou vědět, o koho jde.
2. Zvolte dostupnost, za kterou se můžete zaručit
Zveřejněná dostupnost představuje příslib, kdy se zákazník může pokusit rezervovat termín. Než zpřístupníte termíny online, porovnejte své pracovní závazky s časem, který chcete vyhradit na schůzky. Zohledněte práci pro klienty, přípravu, administrativu, přestávky i potřebu ponechat si určitou flexibilitu pro změny během týdne.
Při sestavování realistického počátečního rozvrhu vám mohou pomoci tyto otázky:
- Které dny a části dne se obecně hodí pro schůzky?
- Existují pravidelné závazky, které by měly zůstat nedostupné?
- Kolik času na schůzky mohu nabídnout, aniž bych omezil práci, kterou pro své klienty zajišťuji?
- Bude zvládnutelnější menší a spolehlivý výběr termínů než široká nabídka?
Vycházejte z rozvrhu, který dokážete dodržovat, ne z ideálního týdne, který se téměř nikdy neuskuteční. Pokud se vaše pracovní vytížení mění, začněte opatrně a nabídku upravte, až uvidíte, jak schůzky zapadají mezi ostatní povinnosti. Zveřejněná dostupnost by měla odpovídat termínům, které jste skutečně připraveni nabídnout, nikoli každé chvíli, kdy zrovna nemáte nic naplánovaného.
Konzultantům, kteří kombinují různé pracovní závazky, záleží na uspořádání dostupnosti stejně jako na jejím výběru. Služba Suite.coffee Schůzka umožňuje zákazníkům rezervovat si online dostupné termíny, zatímco vy máte svůj rozvrh pod kontrolou. Ať už používáte online aplikaci pro rezervace, nebo jiný způsob, ujistěte se, že nabízené termíny odpovídají závazkům, které potřebujete dodržet.
3. Vysvětlete schůzku ještě před rezervací
Užitečný popis schůzky odpovídá na otázky, které zákazník pravděpodobně bude mít, než si vybere termín. Buďte konkrétní a struční. Vysvětlete účel rozhovoru, komu je určen a co může účastník od schůzky očekávat. Vyhněte se obecným označením, která by mohla popisovat několik různých typů rozhovorů.
Před zveřejněním popisu ověřte, zda návštěvníkovi, který vás navštěvuje poprvé, sděluje:
- Čeho se rozhovor týká.
- Zda je určen potenciálnímu klientovi, stávajícímu klientovi nebo jiné skupině.
- Co si má případně připravit nebo přinést.
- Čemu se schůzka bude a nebude věnovat, pokud je toto rozlišení důležité.
Dávejte pozor, abyste nenaznačovali, že schůzka zaručuje konkrétní výsledek. Popište, k čemu rozhovor slouží, nikoli co zákazník získá jako výsledek. Pokud někdo potřebuje před rezervací určité informace, zajistěte, aby je snadno našel ještě před výběrem termínu.
Projděte si znění z pohledu zákazníka. Odborné zkratky nebo interní názvy vašich služeb vám mohou být dobře známé, novému návštěvníkovi však nemusejí nic říkat. Používejte srozumitelný jazyk a jednotlivé možnosti schůzek od sebe jasně odlište. Přehledné popisy mohou zákazníkům pomoci zvolit vhodný termín a umožní vám začít rozhovor se společnou představou o jeho průběhu.
4. Projděte si rezervaci z pohledu zákazníka
Než začnete sdílet svou rezervační stránku, otevřete si ji jako zákazník, který váš postup předem nezná. Ověřte, zda dávají nabízené možnosti schůzek smysl, zda popisy odpovídají na základní otázky a zda uvedené termíny odpovídají dostupnosti, kterou chcete nabízet.
Projděte si celý postup krok za krokem:
- Začněte na místě, odkud plánujete rezervační stránku sdílet.
- Přečtěte si možnosti schůzek, aniž byste se spoléhali na znalosti, které máte jen vy.
- Ověřte, zda je účel každé možnosti a její cílová skupina jasná.
- Zkontrolujte zveřejněné termíny a zvažte, zda byste je sebejistě nabídli.
- Pokračujte rezervačním procesem tak daleko, jak můžete, a poznamenejte si vše nejasné nebo neúplné.
Nejde o technickou kontrolu. Praktická otázka zní, zda potenciální klient pochopí, co si vybírá, a najde si vhodný termín, aniž byste mu nejdřív museli vysvětlovat základy. Pokud narazíte na něco nejasného, upravte popis schůzky nebo dostupnost dřív, než stránku nabídnete zákazníkům.
Může být užitečné požádat někoho, kdo váš rezervační systém nezná, aby si možnosti přečetl. Zeptejte se, k čemu si myslí, že která schůzka slouží, a co by od ní očekával. Jeho otázky mohou odhalit mezery, které se vám jako člověku znalému souvislostí snadno přehlédnou.
5. Zařaďte kontrolu dostupnosti do své rutiny
Práce konzultanta se mění. Nový projekt, změna závazků vůči klientům nebo úprava pracovního režimu mohou způsobit, že dříve vhodné termíny schůzek přestanou vyhovovat. Plánujte pravidelnou kontrolu zveřejněné dostupnosti a ověřte ji také pokaždé, když se váš rozvrh změní tak, že to ovlivní nabízené termíny.
Jednoduchá kontrola může zahrnovat tři body: zda vám dostupné termíny stále vyhovují, zda možnosti schůzek stále odpovídají rozhovorům, které chcete plánovat, a zda jsou jejich popisy stále přesné. Pokud vám některý termín přestal vyhovovat, aktualizujte informace viditelné zákazníkům a nespoléhejte na to, že budou znát vaši aktuální situaci.
Zvolte si interval kontroly podle toho, jak často se vaše práce mění. Pravidelná kontrola vám může pomoci odhalit nesoulad dřív, než povede ke zbytečnému domlouvání. Dostupnost můžete zkontrolovat také po obzvlášť rušném období a zvážit, zda vám současná nabídka termínů vyhovuje vzhledem k tomu, jak chcete pracovat.
Závěr: připravte se před zveřejněním
Příprava na přijímání rezervací začíná promyšlenými rozhodnutími: nabízejte schůzky s jasným účelem, zveřejňujte termíny, které můžete spolehlivě poskytnout, vysvětlete očekávání a projděte si celý proces z pohledu zákazníka. Kontrolu dostupnosti pak zařaďte mezi malé, ale pravidelné úkoly při řízení své konzultantské práce.
Pokud chcete zákazníkům umožnit vybírat si dostupné termíny online, podívejte se, jak vám Suite.coffee Schůzka může pomoci udržet si kontrolu nad rozvrhem, zatímco si zákazníci rezervují termíny.