A marcação de consultas online pode facilitar a tarefa de potenciais clientes e clientes atuais encontrarem um horário para falar consigo. Mas disponibilizar horários é apenas uma parte da preparação para aceitar marcações. Também precisa de decidir que conversas são adequadas para agendar, que horários pode oferecer de forma fiável e o que um cliente deve saber antes de escolher uma marcação.
Esta lista de verificação destina-se a consultores independentes que estejam a configurar ou a aperfeiçoar a marcação de consultas online. Percorra-a antes de partilhar a sua página de marcação e reveja-a à medida que o seu trabalho com clientes for mudando. O objetivo não é permitir que todas as conversas sejam marcadas. É facilitar o agendamento das conversas certas e, ao mesmo tempo, manter a sua agenda gerível.
1. Decida que conversas devem ser marcadas
Comece por listar os tipos de conversa que as pessoas lhe pedem. Podem incluir uma conversa introdutória, uma consulta sobre um projeto, uma reunião regular com um cliente ou uma conversa sobre um serviço profissional específico. As opções adequadas dependem do seu trabalho; nem todos os pedidos precisam de se transformar numa consulta agendada.
Para cada tipo de conversa, pergunte a si próprio:
- Esta conversa tem um objetivo claro que possa ser explicado antecipadamente?
- Uma conversa em tempo real é o melhor passo seguinte ou seria mais adequado comunicar de outra forma?
- Consigo oferecer esta opção de forma consistente sem criar expectativas irrealistas sobre o meu tempo?
- Alguém que não conheça o meu trabalho perceberia qual opção deve escolher?
Mantenha a lista inicial focada. Demasiadas opções de consulta semelhantes podem dificultar a escolha, enquanto uma opção com um objetivo pouco claro pode gerar expectativas desalinhadas. Se duas conversas tiverem essencialmente o mesmo objetivo, pondere se seria mais fácil explicar uma única opção clara. Se forem significativamente diferentes, descreva essa diferença numa linguagem simples e dirigida aos clientes.
Pense também em quem se destina cada consulta. Por exemplo, se as conversas tiverem objetivos diferentes, distinga entre uma conversa destinada a alguém que esteja a conhecer os seus serviços e outra destinada a um cliente atual. Indique na descrição a quem se destina cada opção, em vez de presumir que os visitantes já o sabem.
2. Escolha horários que possa cumprir
Os horários que publica são uma indicação de quando um cliente pode tentar marcar. Antes de disponibilizar horários online, compare os seus compromissos de trabalho com o tempo que pretende reservar para consultas. Tenha em conta o trabalho com clientes, a preparação, as tarefas administrativas, as pausas e a necessidade de manter alguma flexibilidade para lidar com alterações na sua semana.
Use estas perguntas para definir um horário inicial realista:
- Que dias e períodos do dia são geralmente adequados para consultas?
- Há compromissos regulares que devam continuar indisponíveis?
- Quanto tempo posso disponibilizar para consultas sem prejudicar o trabalho que apoio os meus clientes a realizar?
- Seria mais fácil gerir um conjunto menor e fiável de horários disponíveis do que uma agenda muito ampla?
Pense num horário que consiga manter, não numa semana ideal que raramente acontece. Se o seu volume de trabalho variar, comece com prudência e ajuste depois de perceber como as consultas se encaixam nas suas outras responsabilidades. Os horários publicados devem refletir os períodos que está realmente preparado para oferecer, não todos os momentos que por acaso estão livres.
Para um consultor com vários compromissos profissionais, manter a disponibilidade organizada é tão importante como escolhê-la. Suite.coffee Marcação permite que os clientes marquem online os horários disponíveis, enquanto mantém o controlo da sua agenda. Quer utilize uma aplicação de marcação online ou outra abordagem, certifique-se de que os horários apresentados são compatíveis com os compromissos que precisa de proteger.
3. Explique a consulta antes de alguém a marcar
Uma descrição útil da consulta responde às perguntas que um cliente provavelmente terá antes de escolher um horário. Seja específico e conciso. Explique o objetivo da conversa, a quem se destina e o que a pessoa pode esperar da consulta. Evite designações vagas que possam descrever vários tipos de conversa diferentes.
Antes de publicar uma descrição, confirme que ela informa um visitante que chega pela primeira vez sobre:
- O tema da conversa.
- Se se destina a um potencial cliente, a um cliente atual ou a outro público.
- O que deve preparar ou levar, se for o caso.
- O que será e não será abordado na consulta, quando essa distinção for relevante.
Tenha cuidado para não dar a entender que uma consulta garante um resultado específico. Descreva o objetivo da conversa, não aquilo que o cliente receberá como resultado. Se houver informações de que alguém precise antes de marcar, facilite o acesso a essas informações antes da escolha de um horário.
Reveja o texto do ponto de vista do cliente. A linguagem abreviada do setor ou os nomes internos dos seus serviços podem ser-lhe familiares, mas pouco claros para um novo visitante. Prefira uma linguagem simples e facilite a distinção entre as diferentes opções de consulta. Descrições claras podem ajudar os clientes a escolher um horário adequado e permitir que a conversa comece com expectativas partilhadas.
4. Percorra o processo de marcação como se fosse um cliente
Antes de partilhar a sua página de marcação, abra-a como se fosse um cliente que ainda não conhece o seu processo. Verifique se as opções de consulta disponíveis fazem sentido, se as descrições respondem a perguntas básicas e se os horários apresentados correspondem à disponibilidade que pretende oferecer.
Percorra o processo passo a passo:
- Comece no local onde planeia partilhar a página de marcação.
- Leia as opções de consulta sem recorrer a conhecimentos que só você tem.
- Confirme se o objetivo e o público de cada opção são claros.
- Reveja os horários publicados e pense se os ofereceria com confiança.
- Avance pelo processo de marcação tanto quanto possível e tome nota de qualquer elemento confuso ou incompleto.
Não encare isto como uma auditoria técnica. A questão prática é saber se um potencial cliente consegue compreender o que está a escolher e encontrar um horário adequado sem precisar que lhe explique primeiro o essencial. Se detetar alguma incerteza, reveja a descrição da consulta ou a disponibilidade antes de convidar os clientes a utilizar a página.
Pode ser útil pedir a alguém que não conheça a sua configuração de marcações que leia as opções. Pergunte-lhe para que pensa que serve cada consulta e o que esperaria dela. As perguntas dessa pessoa podem revelar lacunas difíceis de notar quando já conhece o contexto.
5. Inclua a revisão da disponibilidade na sua rotina
O trabalho de consultoria muda. Um novo projeto, uma alteração nos compromissos com clientes ou uma mudança no seu horário de trabalho podem tornar inconvenientes horários de consulta que antes eram adequados. Planeie rever regularmente a disponibilidade publicada e volte a verificá-la sempre que a sua agenda mudar de forma a afetar os horários que pode oferecer.
Uma revisão simples pode abranger três aspetos: se os horários disponíveis continuam a ser adequados para si, se as opções de consulta ainda refletem as conversas que pretende agendar e se as descrições continuam corretas. Se um horário já não for adequado, atualize o que os clientes veem, em vez de contar que conheçam as suas circunstâncias atuais.
Escolha uma frequência de revisão adequada à frequência com que o seu trabalho muda. Uma verificação regular pode ajudar a detetar incompatibilidades antes que se tornem motivo para trocas de mensagens desnecessárias. Também pode rever a agenda após um período particularmente atarefado e ponderar se a seleção atual de horários de consulta corresponde à forma como pretende trabalhar.
Conclusão: prepare-se antes de publicar
Uma configuração pronta para aceitar marcações começa com escolhas ponderadas: disponibilize consultas com objetivos claros, publique horários que possa oferecer de forma fiável, explique o que os clientes podem esperar e teste a experiência do ponto de vista do cliente. Depois, torne a revisão da disponibilidade uma parte pequena, mas regular, da gestão do seu trabalho de consultoria.
Se estiver pronto para permitir que os clientes escolham horários disponíveis online, saiba como Suite.coffee Marcação pode ajudar a manter o controlo da sua agenda enquanto os clientes fazem as suas marcações.