Pemesanan janji temu online dapat memudahkan calon klien maupun klien yang sudah ada untuk menemukan waktu berbicara dengan Anda. Namun, menampilkan ketersediaan hanyalah salah satu bagian dari persiapan menerima pemesanan. Anda juga perlu menentukan percakapan mana yang tepat untuk dijadwalkan, waktu yang dapat Anda tawarkan secara konsisten, serta hal-hal yang perlu dipahami klien sebelum memilih jadwal.
Daftar periksa ini ditujukan bagi konsultan independen yang sedang menyiapkan atau menyempurnakan pemesanan janji temu online. Ikuti langkah-langkahnya sebelum membagikan halaman pemesanan, lalu tinjau kembali seiring perubahan pekerjaan Anda dengan klien. Tujuannya bukan agar setiap percakapan bisa dipesan. Tujuannya adalah memudahkan pengaturan percakapan yang tepat sekaligus menjaga jadwal Anda tetap terkendali.
1. Tentukan percakapan mana yang sebaiknya dijadwalkan
Mulailah dengan membuat daftar jenis percakapan yang biasanya diminta orang dari Anda. Misalnya, diskusi perkenalan, konsultasi proyek, pertemuan rutin dengan klien, atau percakapan tentang layanan profesional tertentu. Pilihan yang tepat bergantung pada pekerjaan Anda; tidak setiap pertanyaan perlu dijadikan janji temu terjadwal.
Untuk setiap jenis percakapan, tanyakan:
- Apakah diskusi ini memiliki tujuan jelas yang dapat dijelaskan sebelumnya?
- Apakah percakapan langsung merupakan langkah berikutnya yang paling tepat, atau adakah cara komunikasi lain yang lebih sesuai?
- Dapatkah saya menawarkan ini secara konsisten tanpa menimbulkan ekspektasi yang tidak realistis tentang waktu saya?
- Apakah orang yang belum mengenal pekerjaan saya akan memahami pilihan mana yang harus diambil?
Batasi daftar awal agar tetap terarah. Terlalu banyak pilihan janji temu yang mirip dapat menyulitkan orang menentukan pilihan, sementara opsi dengan tujuan yang tidak jelas bisa menimbulkan ekspektasi yang tidak selaras. Jika dua percakapan pada dasarnya memiliki tujuan yang sama, pertimbangkan apakah satu opsi yang jelas akan lebih mudah dijelaskan. Jika keduanya memang berbeda secara berarti, jelaskan perbedaannya dengan bahasa yang wajar dan mudah dipahami pelanggan.
Pikirkan juga untuk siapa setiap janji temu ditujukan. Misalnya, bedakan percakapan untuk orang yang sedang mempertimbangkan layanan Anda dengan percakapan untuk klien yang sudah ada, jika tujuannya berbeda. Cantumkan kelompok yang dituju dalam deskripsi yang relevan, alih-alih berasumsi bahwa pengunjung sudah mengetahuinya.
2. Pilih ketersediaan yang dapat Anda penuhi
Ketersediaan yang ditampilkan merupakan janji tentang waktu yang dapat dicoba pelanggan untuk dipesan. Sebelum menyediakan waktu untuk dipesan secara online, bandingkan komitmen kerja Anda dengan waktu yang ingin Anda sisihkan untuk janji temu. Pertimbangkan pekerjaan untuk klien, persiapan, administrasi, istirahat, serta kebutuhan untuk menyisakan fleksibilitas jika jadwal mingguan berubah.
Gunakan pertanyaan berikut untuk menyusun jadwal awal yang realistis:
- Hari dan waktu mana yang biasanya cocok untuk janji temu?
- Adakah komitmen rutin yang sebaiknya tetap tidak tersedia?
- Berapa banyak waktu untuk janji temu yang bisa saya tawarkan tanpa menggeser pekerjaan yang mendukung klien?
- Apakah jumlah waktu tersedia yang lebih sedikit tetapi dapat diandalkan akan lebih mudah dikelola daripada jadwal yang luas?
Pikirkan jadwal yang dapat Anda pertahankan, bukan pekan ideal yang jarang terjadi. Jika beban kerja Anda berubah-ubah, mulailah dengan ketersediaan terbatas lalu sesuaikan setelah melihat bagaimana janji temu berpadu dengan tanggung jawab lainnya. Ketersediaan yang ditampilkan sebaiknya mencerminkan waktu yang benar-benar siap Anda tawarkan, bukan setiap saat yang kebetulan luang.
Bagi konsultan dengan beragam komitmen profesional, mengatur ketersediaan sama pentingnya dengan memilih waktunya. Suite.coffee Janji temu memungkinkan pelanggan memesan waktu yang tersedia secara online, sementara Anda tetap mengendalikan jadwal. Baik Anda menggunakan aplikasi pemesanan online maupun cara lain, pastikan waktu yang ditampilkan selaras dengan komitmen yang perlu Anda lindungi.
3. Jelaskan janji temu sebelum seseorang memesan
Deskripsi janji temu yang berguna menjawab pertanyaan yang mungkin dimiliki pelanggan sebelum memilih waktu. Buat deskripsi yang spesifik dan ringkas. Jelaskan tujuan percakapan, siapa yang dituju, dan apa yang dapat diharapkan dari janji temu tersebut. Hindari label umum yang dapat menggambarkan beberapa jenis diskusi berbeda.
Sebelum menerbitkan deskripsi, pastikan informasinya menjelaskan kepada pengunjung baru:
- Topik percakapannya.
- Apakah percakapan ditujukan untuk calon klien, klien yang sudah ada, atau kelompok lain.
- Apa yang perlu disiapkan atau dibawa, jika ada.
- Apa yang akan dan tidak akan dibahas dalam janji temu, jika pembedaan itu penting.
Berhati-hatilah agar tidak menyiratkan bahwa janji temu menjamin hasil tertentu. Jelaskan tujuan percakapan, bukan hasil yang akan diterima pelanggan. Jika ada informasi yang perlu diketahui seseorang sebelum memesan, pastikan informasi itu mudah ditemukan sebelum mereka memilih waktu.
Tinjau pilihan kata dari sudut pandang pelanggan. Istilah singkat dalam industri atau nama internal layanan Anda mungkin sudah akrab bagi Anda, tetapi belum tentu jelas bagi pengunjung baru. Gunakan bahasa sederhana dan pastikan pilihan janji temu yang berbeda mudah dibedakan. Deskripsi yang jelas dapat membantu pelanggan memilih waktu yang tepat dan membantu Anda memulai percakapan dengan ekspektasi yang sama.
4. Ikuti proses pemesanan dari sudut pandang pelanggan
Sebelum membagikan halaman pemesanan, buka halaman tersebut seolah-olah Anda adalah pelanggan yang belum mengenal proses Anda. Periksa apakah pilihan janji temu yang tersedia mudah dipahami, apakah deskripsinya menjawab pertanyaan dasar, dan apakah waktu yang ditampilkan sesuai dengan ketersediaan yang Anda maksud.
Ikuti prosesnya langkah demi langkah:
- Mulailah dari tempat Anda berencana membagikan halaman pemesanan.
- Baca pilihan janji temu tanpa mengandalkan pengetahuan yang hanya Anda miliki.
- Pastikan tujuan dan kelompok yang dituju untuk setiap pilihan sudah jelas.
- Tinjau waktu yang ditampilkan dan pertimbangkan apakah Anda yakin dapat menawarkannya.
- Lanjutkan proses pemesanan sejauh yang Anda bisa, sambil mencatat hal-hal yang membingungkan atau belum lengkap.
Jangan anggap langkah ini sebagai audit teknis. Pertanyaan praktisnya adalah apakah calon klien dapat memahami apa yang mereka pilih dan menemukan waktu yang sesuai tanpa perlu meminta Anda menjelaskan hal-hal mendasar terlebih dahulu. Jika ada yang tidak jelas, perbaiki deskripsi janji temu atau ketersediaannya sebelum mengundang pelanggan menggunakan halaman tersebut.
Anda juga dapat meminta seseorang yang belum mengenal pengaturan pemesanan Anda untuk membaca pilihan yang tersedia. Tanyakan menurut mereka setiap janji temu ditujukan untuk apa dan apa yang mereka harapkan. Pertanyaan mereka dapat mengungkap kekurangan yang sulit disadari ketika Anda sudah memahami konteksnya.
5. Jadikan peninjauan ketersediaan sebagai rutinitas
Pekerjaan konsultasi berubah. Proyek baru, perubahan komitmen terhadap klien, atau perubahan pola kerja dapat membuat waktu janji temu yang sebelumnya cocok menjadi tidak praktis. Rencanakan untuk meninjau ketersediaan yang ditampilkan secara berkala, dan periksa kembali setiap kali jadwal berubah sehingga memengaruhi waktu yang dapat Anda tawarkan.
Peninjauan sederhana dapat mencakup tiga hal: apakah waktu yang tersedia masih cocok bagi Anda, apakah pilihan janji temu masih mencerminkan percakapan yang ingin Anda jadwalkan, dan apakah deskripsinya masih akurat. Jika suatu waktu sudah tidak cocok, perbarui informasi yang dilihat pelanggan alih-alih mengandalkan mereka untuk mengetahui keadaan Anda saat ini.
Pilih frekuensi peninjauan yang sesuai dengan seberapa sering pekerjaan Anda berubah. Pemeriksaan rutin dapat membantu Anda menemukan ketidaksesuaian sebelum menimbulkan komunikasi bolak-balik yang sebenarnya bisa dihindari. Anda juga dapat meninjau kembali pengaturan setelah periode yang sangat sibuk dan mempertimbangkan apakah pilihan waktu janji temu saat ini mendukung cara kerja yang Anda inginkan.
Kesimpulan: bersiaplah sebelum menerbitkan
Pengaturan yang siap menerima pemesanan dimulai dari pilihan yang matang: tawarkan janji temu dengan tujuan yang jelas, tampilkan waktu yang dapat Anda sediakan secara konsisten, jelaskan ekspektasi, dan uji prosesnya dari sudut pandang pelanggan. Setelah itu, jadikan peninjauan ketersediaan sebagai bagian kecil tetapi rutin dari pengelolaan pekerjaan konsultasi Anda.
Jika Anda siap membiarkan pelanggan memilih waktu yang tersedia secara online, lihat bagaimana Suite.coffee Janji temu dapat membantu Anda tetap mengendalikan jadwal saat pelanggan memesan.